Project Management Support – Officer

Overview

Project Management Support – Officer Jobs in Lome, Central Region, Ghana at UNOPS

Title: Project Management Support – Officer

Company: UNOPS

Location: Lome, Central Region, Ghana

Job Highlight

Basé(e) à Lomé, le/la Chargé(e) d’appui à la gestion de projet intègre une équipe de l’UNOPS au Togo dédiée à l’accompagnement des initiatives nationales du Togo. Il/Elle apporte une valeur ajoutée en renforçant les capacités opérationnelles, analytiques et de reporting du portefeuille de projets. Il/Elle intervient comme un facilitateur clé entre les équipes de projet, les unités de services de soutien et les partenaires externes. Sa contribution est déterminante pour la fluidité des processus administratifs, la fiabilité des données de suivi et la réactivité de l’organisation face aux besoins complexes des projets de développement.

Role Purpose

Favoriser la réussite des projets grâce à l’excellence opérationnelle, aux données exploitables et à une coordination fluide.

Objectif du rôle

Le.La Chargé.e d’’appui à la gestion de projet fournit un soutien opérationnel, analytique et administratif pour assurer une planification, une mise en œuvre et un suivi efficaces des projets, conformément aux politiques de l’UNOPS et aux exigences des clients/partenaires. Il.Elle soutient les activités de gestion des données, de production de rapports, d’achat, financières et/ou logistiques qui contribuent à l’exécution efficace des projets. Le rôle consiste à collecter, valider et analyser les données de projet, à générer des informations et des rapports pour éclairer la prise de décision fondée sur des preuves et améliorer les performances. Le.La Chargé.e d’’appui à la gestion de projet facilite la coordination entre les équipes de projet, les partenaires et les unités de services de soutien, assurant la mise en œuvre rapide des activités et le respect des procédures établies. Il.Elle peut également effectuer des missions sur le terrain pour soutenir la collecte de données, la formation et l’engagement des parties prenantes, aidant ainsi à renforcer les systèmes de projet, les processus et les outils de reporting.

Functions / Key Results Expected

• Gestion des données, analyse et rapportage
• Collecter, nettoyer, structurer et valider les données de projet pour garantir leur exactitude, leur cohérence et leur fiabilité.
• Développer et maintenir des bases de données, des tableaux de bord et des systèmes de gestion de l’information pour un suivi des projets en temps réel.
• Mener des analyses statistiques et qualitatives pour identifier les tendances, générer des informations et éclairer la prise de décision.
• Soutenir la préparation de rapports analytiques et visuels, de notes de synthèse et de présentations pour les parties prenantes internes et externes.
• Mettre en œuvre des outils automatisés et des systèmes de visualisation, par ex. Power BI, Looker Studio, etc., pour améliorer l’accessibilité et l’interprétation des données.
• Assurer des contrôles de qualité des données rigoureux et la validation des sources et des outils de données.
• Mise en œuvre des projets et soutien opérationnel
• Soutenir la planification, la budgétisation et l’exécution des projets, en veillant au respect des procédures de l’UNOPS et des exigences des clients/donateurs.
• Préparer la documentation de projet, y compris les Termes de Référence (TdR), les accords, les budgets et les demandes d’achat.
• Aider à la coordination des ateliers, des missions et des consultations des parties prenantes, y compris les arrangements de voyage et logistiques.
• Assurer la liaison avec les unités de services de soutien concernant les processus d’achat, de contractualisation et de paiement, en garantissant la conformité avec les normes de l’UNOPS.
• Suivre les étapes, les résultats et les livrables du projet, et alerter la direction en cas de retards ou de risques.
• Coordination administrative, financière et des achats
• Soutenir la préparation et le suivi des plans d’achat et d’atelier, en veillant à l’alignement sur les besoins du projet.
• Mener des études de marché, soutenir les processus de sollicitation et aider à l’évaluation des offres et à l’administration des contrats.
• Surveiller l’utilisation du budget du projet, examiner les rapports financiers et maintenir une documentation précise pour les audits et le rapportage.
• Traiter les voyages, les notes de frais et les transactions financières connexes conformément aux politiques organisationnelles.
• Suivi, évaluation et appui à la décision stratégique
• Développer et maintenir des systèmes et des outils de suivi pour suivre les progrès par rapport aux plans de travail et aux indicateurs de performance.
• Contribuer au développement de modèles prédictifs et analytiques pour soutenir la planification stratégique et la prévision.
• Soutenir les évaluations internes et les examens de performance basés sur les données pour évaluer les résultats et l’impact du projet.
• Fournir des contributions en temps opportun pour les rapports des donateurs et des partenaires, assurant la rigueur analytique et la conformité aux normes de rapportage.
• Développement et partage des connaissances
• Soutenir l’organisation, la facilitation et la prestation de sessions de formation et d’apprentissage sur la gestion de projet.
• Participer aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CoP), en contribuant avec des informations et des leçons apprises.
• Mener des recherches sur des sujets liés à la gestion de projet et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d’information.

Education Requirements

Requis

• Master (ou équivalent) dans n’importe quelle discipline avec 2 années d’expérience pertinente OU
• Licence (ou équivalent) dans n’importe quelle discipline avec 0 année d’expérience pertinente est requise.

Souhaité

• Un certificat professionnel ou une adhésion à un organisme de gestion de projet mondialement reconnu est souhaité.

Requirements

Experience Requirements

Requis

• L’expérience pertinente dans la gestion de projet ou des domaines connexes.
• Une maîtrise démontrable de l’utilisation des outils de collaboration et de productivité (par ex. MS Office, G-Suite, etc.) et des systèmes de gestion basés sur le web est requise.

Souhaité

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou des organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans des contextes de développement ou humanitaires est souhaitée.