Tokyo Office_People Operations Manager

Overview

Tokyo Office_People Operations Manager Jobs in Tokyo, Tokyo, Japan at Solutions for Our Climate (SFOC)

Title: Tokyo Office_People Operations Manager

Company: Solutions for Our Climate (SFOC)

Location: Tokyo, Tokyo, Japan

(ENG)

The Team You're Joining

• The People Operations Team supports employee experience across the entire employee lifecycle, from hiring and onboarding to payroll, benefits, employee administration, and offboarding.
• As SFOC continues to grow in Japan, the team is building sustainable HR processes and practices that support both organizational effectiveness and employee well-being in close collaboration with Seoul Headquarters and local partners.

How You'll Contribute

• Manage day-to-day HR operations for the Japan office, including onboarding, employee records, benefits administration, leave management, and employee inquiries.
• Coordinate monthly payroll processes with external vendors and support administration related to social insurance, taxation, and employment documentation.
• Coordinate recruitment operations, including interview scheduling, candidate communication, offer administration, and onboarding preparation.
• Ensure compliance with Japanese labor regulations and internal policies, including the operation of employment rules, leave administration, and HR documentation.
• Partner with the Seoul People Operations Team to establish, improve, and scale HR processes as the Japan entity continues to grow.

Who We're Looking For

• 5+ years of experience in HR Operations, People Operations, HR Administration, or a related field.
• Working knowledge of Japanese employment practices, payroll administration, and employee lifecycle management.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and stakeholders in a fast-paced environment.
• Excellent communication skills in Japanese and the ability to collaborate effectively with local and international colleagues.
• A proactive, solutions-oriented mindset and willingness to build processes in a growing organization.

Nice to Have

• Experience working in an international organization, NGO, nonprofit, or mission-driven environment.
• Experience managing payroll vendors, social insurance procedures, or employment-related compliance matters in Japan.
• Professional proficiency in English or Korean.
• Experience supporting HR process implementation, HR systems, or organizational growth projects.

Please Read Carefully

• Please submit your resume and cover letter in English or Japanese, in PDF format.
• At SFOC, we may suggest other roles based on your experience and strengths, even if they differ from the position you applied for. We'd love to find the best fit for your potential.
• We welcome applications from candidates with disabilities and are committed to providing equal opportunities to all applicants.
• Workplace: hybrid, Tokyo office. Possible assignment to overseas offices, 4+ business trips per year including to Korea, and remote work available.
• Compensation: annual salary starting from JPY 4.2 million, negotiable based on prior salary and experience. Annual salary system with no bonus; discretionary labor system applied, including overtime allowance equivalent to 40 hours per month.
• Working hours: 9:00 to 18:00 (8 hours/day), flexible working system available. Holidays are Saturdays, Sundays, and national holidays. Paid leave is 20 days per year, prorated in the first year based on start date.
• Benefits: social insurance coverage (health insurance, welfare pension, employment insurance, workers' compensation insurance), annual health check up subsidy, self development allowance of up to JPY 120,000 per year on a reimbursement basis, company laptop provided, and paid overtime meals for in office overtime work.
• The role begins as a 1-year contract, with the possibility of a 1-year extension based on team feedback. Conversion to a permanent position will be considered after 2 years of continuous employment. Working visa sponsorship is available for successful candidates where needed. The employment contract will be managed through an EOR (Employer of Record) provider.
• Selection process: 1 pre-screening interview, 3-4 rounds of interviews, reference check required.

(和文)

こんなチームです

• People Operations Teamは、 採用・オンボーディングから給与計算、福利厚生、人事オペレーション、退職手続きまで、従業員ライフサイクル全体を支えるチームです。
• SFOCの日本での事業拡大に伴い、ソウル本部および外部パートナーと連携しながら、組織の成長と従業員が安心して働ける環境づくりを支える、持続可能な人事・労務プロセスの構築を進めています。

担当していただく業務

• 日本オフィスにおける日常的な人事・労務業務を担当していただきます。具体的には、オンボーディング、従業員情報の管理、福利厚生手続き、休暇管理、従業員からの問い合わせ対応などを含みます。
• 外部ベンダーと連携し、月次給与計算プロセスを円滑に進めるとともに、社会保険、税務、雇用関連書類に関する事務手続きをサポートしていただきます。
• 面接日程の調整、候補者とのコミュニケーション、入社準備など、採用活動に関わる実務をサポートしていただきます。
• 就業規則、休暇管理、人事関連書類の運用を含め、日本の労働関連法令および社内ポリシーに沿った人事・労務管理を推進していただきます。
• 日本法人の成長に合わせて、ソウルのPeople Operations Teamと協働しながら、人事プロセスの整備・改善・スケール化に取り組んでいただきます。

こんな方を求めています

• HR Operations、People Operations、人事労務、人事管理、または関連領域における5年以上の実務経験をお持ちの方。
• 日本における雇用慣行、給与計算、労務管理、従業員ライフサイクルに関する基本的な知識をお持ちの方。
• 複数の業務や関係者を調整しながら、スピード感のある環境で着実に業務を進められる高いオーガナイズ力をお持ちの方。
• 日本語での優れたコミュニケーション能力を有し、国内外のメンバーと円滑に協働できる方。
• 課題に対して主体的に取り組み、成長段階にある組織で仕組みをつくっていくことに前向きな方。

こんな方なら尚良いです

• 国際的な組織、NGO、非営利団体、またはミッションドリブンな環境での勤務経験。
• 日本における給与計算ベンダーの管理、社会保険手続き、または雇用関連コンプライアンス対応の経験。
• 英語または韓国語での業務コミュニケーション能力。
• 人事プロセスの導入、HRシステムの運用、または組織成長に関わるプロジェクトをサポートした経験。

ぜひご確認ください

• 履歴書及び職務経歴書、カバーレターを日本語または英語、PDF形式にてご提出ください。
• SFOCでは、応募された職種以外にご経歴やスキルがより適していると判断される場合、別の職種をご提案させていただくことがあります。応募者の可能性を最大限に活かせるよう、柔軟な機会の提供を目指しています。
• 当団体は障がいをお持ちの方からのご応募を歓迎しており、すべての応募者に対して平等な機会を提供いたします。
• 勤務地：ハイブリッド／東京オフィス。海外拠点勤務の可能性、年4回以上の海外出張（韓国含む）の可能性あり、在宅勤務あり。
• 給与：年俸420万円からスタート（直前の年収や経歴を考慮し、相互協議の上で変動可能性あり）。年俸制（賞与なし）。裁量労働制適用により、みなし残業40時間分を含む。
• 勤務時間：9:00〜18:00（所定労働時間8時間）、フレックスタイム制あり。休日は完全週休2日制（土曜日・日曜日）、祝日。年次有給休暇は20日（初年度は入社時期により異なります）。
• 福利厚生：社会保険（健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険、介護保険）、健康診断費用補助、自己啓発費用補助（年12万円実費補助）、業務用PC支給、残業時の夜食代補助（オフィス勤務時のみ）。
• 雇用形態：有期契約社員（初回1年間）。契約期間終了時にチーム評価を基に1年間の再契約を検討。通算2年間の勤務後、勤務実績に応じて正社員登用を検討。必要な場合は就労ビザをサポート。本雇用契約および管理はEOR（Employer of Record）にて行われます。
• 選考プロセス：事前面談1回、面接3〜4回、レファレンスチェックあり。